Diese Aufbewahrungsfristen solltest du als freier Dozent kennen

Hallöli 🙂

Wer mich näher kennt weiß: Buchhaltung und anderer Papierkram sind nicht meins. Ich gebe mir Mühe – ja. Ich hab mal Bürokauffrau gelernt – ja. Aber trotzdem ist mir dieser Dschungel aus Zahlen und Vorschriften ein Graus.

Doch als Selbstständiger ist es unerlässlich, sich mit Themen wie Aufbewahrungsfristen auseinanderzusetzen, um Ärger bei Betriebsprüfungen zu vermeiden. Da auch meine Selbstständigkeit immer mehr wächst und gedeiht, steigt parallel der Verwaltungsaufwand *örgs*, den ich nun seit Jahresbeginn mit so viel Durchblick (und Hilfe meines Mannes zu) wie möglich, zu bewältigen versuche. *lach*

Dazu gehört auch das Aufbewahren für Dokumente wie Aufträge, Rechnungen oder Kontoauszügen. Doch wie lange muss ich Unterlagen aufheben? Diese Fragen möchte in diesem Artikel klären. 🙂

Wer

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Kurz gesagt: Alle Kaufleute und Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht dazu verpflichtet sind. Nähere Informationen findest du in folgenden Paragraphen:

  • §§ 238, 257, 261 HGB (Handelsgesetzbuch)
  • § 147 AO (Abgabenordnung)

Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es?

Zunächst möchte ich die Frage klären: „Wo sind Aufbewahrungsfristen geregelt“. Nähere Angaben hierzu findest du in § 147 AO1 und § 257 HGB2.

Diese gesetzlichen Regelungen gelten für folgende Schriftstücke (Stand Januar 2017):

Aufbewahrungsdauer: 6 Jahre Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre
  • empfangene oder verschickte Handels- oder Geschäftsbriefe (sprich alles, was ein Handelsgeschäft betrifft -auch E-Mails)
  • sonstige Unterlagen, wenn sie für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind
  • Bücher und Aufzeichnungen (dazu zählen beispielsweise Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen sowie dazu gehörige E-Mails)
  • Buchungsbelege
  • Kontoauszüge3
  • Lohnlisten
  • Quittungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Handelsbücher
  • Lageberichte
  • die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union

 

Schriftstücke bzw. Handels- und Geschäftsbriefe klingt übrigens vielleicht etwas zu altbacken, denn gemeint sind damit nicht nur Unterlagen aus Papier, sondern auch digitale Dokumente wie beispielsweise E-Mails oder anderen Dateien.

[alert style=“danger“]Die Fristen können sich verlängern, wenn beispielsweise eine Überprüfung deiner Dokumente bereits begonnen hat oder noch steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen anhängig sind.[/alert]

Solltest du eine Dokumentenart nicht in der Tabelle gefunden haben oder genauere Informationen suchen, empfehle ich dir die kostenlose App „Aufbewahrungsfristen“ von Blitzarchiv. Das Saarbrückener Unternehmen hat sich auf die Archivierung von Daten und Dokumenten spezialisiert und bietet mit der App eine Möglichkeit, sich über die Aufbewahrungsfristen von etwa 200 Dokumenten zu informieren. Von A wie Abrechnungsunterlagen bis Z wie Zollbelege findest du dort Unterlagen, die (je nach Unternehmen), 5, 6, 10 oder sogar 30 Jahre aufbewahrt werden müssen.

Einige Screenshots aus der Aufbewahrungsfristen App:

Diese Aufbewahrungsfristen solltest du als freier Dozent kennen - Aufbewahrungsfristen App

Ganz praktisch ist auch, dass so jederzeit siehst, wie lange Unterlagen aufgehoben werden müssen, die jetzt archiviert werden.

Wie sollen diese Dokumente aufbewahrt werden?

Nicht alle dieser Daten musst du zwangsläufig auf Papier behalten. Die Vorschriften erlauben teilweise eine Speicherung auf Bild- oder anderen Datenträgern, abgesehen von:

[alert style=“warning“]Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nummer 4a, sofern es sich bei letztgenannten Unterlagen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt,(…)4[/alert]

Die Vorraussetzungen dafür sind5:

  • Die Aufbewahrung entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
  • die dort gespeicherten Daten stimmen mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich überein sowie
  • während der Dauer der Aufbewahrungsfrist sind die Daten jederzeit
    • verfügbar,
    • unverzüglich lesbar und
    • maschinell auswertbar

Das klingt jetzt vielleicht gar nicht so kompliziert, aber die Unterlagen dürfen bei der digitalen Archivierung nicht veränderbar sein und müssen revisonssicher abgelegt, was mit hohen Kosten und viel Aufwand verbunden ist. Daher ist diese Variante vor allem für Einzelunternehmen und Freiberuflicher nicht unbedingt ratsam.

Noch ein wichtiger Hinweis für die Aufbewahrung deiner Dokumente auf Datenträgern:

[alert style=“danger“]Wenn du die Daten beispielsweise dem Finanzamt auf einem Datenträger vorlegst, bist du verpflichtet, auch die Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Sofern die Finanzbehörde möchte, hast du die Dokumente sogar unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen. Beides auf deine Kosten natürlich.6[/alert]

Eine Besonderheit bei diesen Fristen sind übrigens Bewerberdaten. Deren Dokumente darfst du nur solange aufbewahren, wie sie zur Besetzung der ausgeschriebenen Stelle benötigt werden.7

Gibt es Anforderungen an die Aufbewahrung?

Je nachdem wie viele Dokumente du aufbewahren musst, empfehle ich zwei Varianten:

  • Du beherbergst die Dokumente selbst.
  • Du lagerst die Dokumente aus.

Wie ich bereits erwähnte, gibt es Unternehmen, welche die Archivierung für dich unternehmen. Bitte beachte bei der Auswahl eines passenden Unternehmens folgende Kriterien:

  • Das Unternehmen sollte schon länger existieren und zukunftsweisend orientiert sein – damit es die zehn Jahre, in denen du deine Akten dort eventuell einlagern möchtest, auch besteht.
  • Die Lagerung muss in Deutschland erfolgen.
  • Die Firma muss mit den Anforderungen an die Aufbewahrung in Deutschland vertraut sein, um alle Regelungen einzuhalten.
  • Die Verwaltung des Versands und der Rücksendung der Akten sollte möglichst problemlos erfolgen.

Bei Blitzarchiv kannst du dich beispielsweise in eine Online-Plattform bzw. ein ControlCenter einloggen und dort vom Büro oder Home Office beispielsweise aus steuern, wann die Akten abgeholt werden, wie die Aufbewahrungsfrist ist und ggf. wann die Rücksendung der Akten erfolgen soll. Darüber hinaus gibt es Such- und Filterfunktionen, mit denen Aktenbestände gezielt durchsucht werden können. So ist der Aufwand äußerst gering.

Wann beginnen und enden Aufbewahrungsfristen?

Du solltest die Aufbewahrungsfristen deiner Dokumente immer im Blick behalten, denn Schätzungen können bei sowas schnell nach hinten losgehen. Die gute Nachricht: Das einzige, was du dazu im Hinterkopf behalten musst ist eigentlich:

[alert style=“warning“]Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.8[/alert]

Ein Beispiel: Du hast einen Auftrag jetzt im Januar 2017 abgeschlossen und deine Rechnung gestellt. Dann archivierst du den Vorgang, wodurch die Aufbewahrungsfrist Ende 2017 beginnt. Nun rechnest du dazu 10 Jahre und kannst die Unterlagen somit theoretisch gesehen am 1. Januar 2028 entsorgen. Ich persönlich habe mir vorgenommen, die Unterlagen noch deutlich länger aufzubewahren … Wer weiß, was bis dahin ist.

Die kompakte Fassung dieses Artikels findest du in diesem Video:

Zum Abschluss: Warum gibt es eigentlich Aufbewahrungsfristen?

Falls du dich gerade zum ersten Mal mit diesem Thema vertraut machst, fragst du dich wahrscheinlich: Warum das Ganze? Zumindest war das meine erste Frage … 😉

Die Antwort ist relativ simpel: Damit Finanzbehörden zum einen lange genug Zeit haben, Geschäftsvorgänge zurückzuverfolgen und eventuelle Steuerhinterziehungen nachzuvollziehen. Aber es stellt auch einen Schutz für dich dar, für den Fall, dass ein Kunde nach Jahren plötzlich Ärger macht. Vor dem 25. Okt. 1977 gab es für diese Fristen keine richtige Ordnung, wodurch Unternehmen oft unsicher waren, wann Unterlagen nun vernichtet werden dürften. Mit dem Erlass dieser Vorschriften besteht nun auf allen Seiten Rechtssicherheit.

[alert style=“info“]

Zusammenfassung der behandelten Fragen zum Thema „Aufbewahrungsfristen“ in diesem Artikel:

Wo sind Aufbewahrungsfristen geregelt?

Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es?

Welche Aufbewahrungsfristen sind bei der Schriftgutverwaltung zu beachten?

Welche Aufbewahrungsfristen haben Inventare?

Welche Aufbewahrungsfristen haben Banken?

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?

Welche Aufbewahrungsfristen werden unterschieden?

Die wichtigsten/ gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen von Bewerberdaten

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Wann beginnen Aufbewahrungsfristen?

Warum Aufbewahrungsfristen?

[/alert]

Fußnoten

  1. Quelle: Abgabenordnung (AO): § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html; abgerufen am 8. Januar 2017
  2. Quelle: Handelsgesetzbuch: § 257 Aufbewahrung von Unterlagen – Aufbewahrungsfristen: http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html; abgerufen am 8. Januar 2017
  3. Tipp: Übrigens haben auch Banken diese Aufbewahrungsfristen: Wenn die Kontoauszüge fehlen, kannst du sie also mindestens zehn Jahre rückwirkend bei deiner Bank anfordern. 
  4. Quelle: § 147 AO
  5. Quelle: § 147 AO und § 257 HGB
  6. Quelle: § 147 AO und § 257 HGB
  7. Quelle: Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): § 35 Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten: https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/__35.html; abgerufen am 8. Januar 2017
  8. Quelle: § 147 AO und § 257 HGB

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