Ein Einblick in meine Organisation

Wer mich schon länger verfolgt weiß zwei Dinge über mich:

  • Ich gehöre zu der Gattung „Chaot“,
  • versuche das aber so gut wie möglich in den Griff zu bekommen.

Daher beschäftige mich seit gut 1,5 Jahren mit dem Thema Zeitmanagement und Steigerung der Produktivität – immer mal mehr oder weniger erfolgreich. *grins*

In letzter Zeit gelingt es mir immer häufiger, meine Tages-To-do-Listen besser zu führen und viele Aufgaben abzuhaken, was mich wirklich glücklich und zufriedener macht. Wie mir das gelingt, möchte ich dir heute zeigen. 🙂

Meine Organisation am Computer

Eigentlich liebe ich Papier, Stifte und handschriftliche Kritzeleien. Doch vor allem für wiederkehrende Aufgaben nutze ich die kostenlose Grundversion von Nozbe *, das nach dem Prinzip von David Allens Zeitmanagement-Methode Getting Things Done aufgebaut ist. Auf dem Papier komme ich mit GTD zwar gar nicht klar, doch am Rechner ist es einfach genial.

Ein Einblick in meine Organisation - meine Kategorien in NozbeDazu habe ich mich in den letzten Wochen vermehrt mit der Eisenhower-Matrix beschäftigt und diese für mich etwas vereinfacht.

Nozbe bietet mir hierzu die Möglichkeit, beliebig viele Kategorien mit individuellen Farben und Symbolen zu verstehen. Das Tool hat zwar nicht die typische Vier-Felder-Ansicht, aber das brauche ich auch gar nicht. Viel wichtiger ist mir, dass ich die Symbole in meiner täglichen Kalenderübersicht wiederfinde und mir auch nur die Aufgaben ansehen kann, die in einer Kategorie hinterlegt sind.

Ein Einblick in meine Organisation - Aufgaben in Nozbe erstellenBeim Anlegen einer Aufgabe kann ich hinterlegen,

  • welchem Projekt sie angehört,
  • wann sie erledigt werden muss,
  • wie ich sie kategorisiert habe,
  • wie viel Zeit sie benötigt und
  • ob sie sich wiederholt.

Und ja, wie du siehst, trage ich sogar so simple Sachen wie das Reinigen des Katzenklos oder das Anstellen der Waschmaschine ein – denn alles kostet einfach Zeit! Selbst wenn es nur 5 Minuten sind … 5 Minuten für 6 Kleinigkeiten sind auch eine halbe Stunde, die dann anderer Stelle fehlt. 🙂

Daher sieht ein Teil meines Tages (mehr passte wegen meinem kleinen Bildschirm nicht auf den Screen 😛 ) folgendermaßen aus:

Ein Einblick in meine Organisation - mein Kalender in Nozbe

PS: Ich sehe gerade, dass ich beispielsweise nicht eingetragen habe, dass ich meinen Mann nachher noch von Arbeit abholen muss und wir danach Einkaufen gehen wollen – Zack wieder 1,5h mehr auf dem Zeitkonto.

Wie ich mich in Nozbe organisiere

Ich habe mir mein Leben grundlegend in

  • Familie + Haushalt (orange),
  • Kunden (grau) und
  • meine Projekte (pink)

unterteilt.

Das Tool zeigt mir nun in der Kalenderansicht u. a. an:

  • für wen die Aufgabe erledigt wird,
  • wie lange mein geplanter Zeitaufwand dafür ist und welchen Kategorien ich es zugeordnet habe.

Wahrscheinlich ist das für dich jetzt relativ chaotisch – aber ich habe mit bei der Farb- und Symbol-Auswahl natürlich was gedacht. *Lach*

Das Beste daran: unter jedem Tag steht, wie viele Aufgaben ich schon erledigt habe und wie viel Zeit für Aufgaben noch eingeplant ist. Das hilft mir vor allem an Tagen, an denen ich für mehrere Kunden (teilweise auch in Vollzeit) arbeite, mir nicht zu viel vorzunehmen – denn genau da lag mein Planungsproblem. Meine To-do-Liste war ellenlang. So lang, dass ich sie gar nicht schaffen konnte – und dann am Ende des Tages mega frustriert war, weil ich nicht alles geschafft hatte.

Meine Organisation auf dem Papier

Ich höre jetzt schon einige aufstöhnen … aber so ganz ohne Papier komme ich eben nicht aus. *Schmunzel* Ich liebe es einfach, eine Aufgabe abzustreichen und mir handschriftliche Notizen zu machen.

Daher führe ich nebenbei meinen Lehrerkalender von FLVG * in der Größe A4. Dort trage ich jeden Tag die Kunden- und Projekt-Aufgaben ein, die wirklich erledigt werden müssen. Zum Protokollieren von regelmäßigen Aufgaben und Angewohnheiten führe ich dazu einen Habit Tracker… oh je wie heißt das auf Deutsch? Dazu schreibe ich sicher aber später mal mehr. 🙂

Was ich dir heute aber noch zeigen möchte, sind meine kleinen Zeituhren.

Ein Einblick in meine Organisation - Zeituhren

Auf diesen zeichne ich mir ein, von wann bis wann ich für einen Kunden gearbeitet habe und womit ich auch eventuell meine Zeit vertrödelt habe. Dort findet sich natürlich das Color Coding aus Nozbe wieder – wurde allerdings um

  • Rot für Freizeit wie Schlafen und Zocken 😛 und
  • Schwarz für Trödelei ergänzt.
  • Lila ist beispielsweise wieder meine Redaktion (siehe die violette Rakete in der Kalenderansicht) und
  • Pink ist Zeit für meine Projekte – bzw. gerade diesen Blogartikel (siehe das pinke Herz in der Kalenderansicht)

So habe ich jederzeit im Blick, ob ich eventuell in den letzten Tagen doch mal wieder zu viel gearbeitet habe und zu wenig Orange ähhh Familie + Haushalt auftaucht. 🙂

Darunter schreibe ich mir, was ich an diesem Tag toll fand. Für meine Depri-Momente brauche ich einfach die Visualisierung von Highlights wie Ausflügen, tollen Momenten oder Kleinigkeiten im Alltag, wie mal wieder richtig gelacht zu haben. Wenn passend oder vorhanden, gestalte ich den Tag mit Eintrittskarten, Zeichnungen oder Aufklebern – was eben gerade da ist.

Natürlich stehen auch in dem Papier-Kalender die wichtigsten Termine, damit ich bei spontanen Nachfragen Termine vereinbaren kann. Nozbe bietet zwar auch eine App, aber ich mag den Kalender in Papierform für unterwegs einfach mehr.

Warum ich mich derzeit so organisiere

Ich weiß, dass Zeitmanagement-Profis predigen, man solle es so einfach wie möglich halten. Doch meine Organisation hilft mir nicht nur meinen Tagesablauf zu strukturieren. Ich schaffe es damit auch, dem Teufelchen in mir, dass mir vorgaukelt nichts zu leisten, zu zeigen, wie produktiv ich eigentlich war. Und das es dann auch okay ist, manchmal weniger zu machen. Auch wenn es vielleicht auf den ersten Blick seltsam erscheint am PC mit Nozbe zu planen und zusätzlich im Papier-Kalender, befriedigt doch beides meine Bedürfnisse – und ist für den jetzigen Zeitpunkt super. 🙂


Geschafft – und heute sogar mal (fast) unter 1.000 Wörtern. 😉 Mich interessiert nun brennend, wie du dich organisierst! Hinterlass mir gern einen Kommentar und/ oder einen Link zu deinem Artikel. 🙂

Übrigens: Zu Beginn des Jahres hatte ich mit Jessika Fichtel eine Blogparade zum Thema Selbstorganisation durchgeführt. Falls du einen spannenden Artikel noch nachträglich beifügen möchtest, trage ich ihn gern in der Liste nach. Obwohl die Blogparade schon eine Weile her ist, wird der Artikel samt der Links der Teilnehmer erstaunlich oft aufgerufen.

Mit der Nutzung der Seite Katja-Schoenefeld.de stimmst du der Verwendung von Cookies zu. Mehr erfahren

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden. Erfahre hier mehr über die Datenschutzbestimmungen meiner Webseite.

Schließen