5 Tipps, mit denen du im Home Office produktiver bist 10


5 Tipps, mit denen du im Home Office produktiver bist - Tipp #4 für mehr Produktivität im Home Office

Hallöli 🙂

Kennst du das Gefühl auch, dass der (Arbeits)tag vorbei ist, aber irgendwie hat man das Gefühl, es ist nichts geschafft? Oder das man sich ewig an kleinen Aufgaben aufhält, obwohl noch viel wichtigere Dinge auf der Liste stehen? Falls ja, findest du in diesem Artikel einige Anregungen, mit denen du mehr schaffst und du so das kleine Stimmchen in dir leiser werden lässt.

Tipp #1 für mehr Produktivität im Home Office: Alles beginnt in deinem Kopf

Fangen wir mit diesem Gefühl an. Falls du jeden Tag zufrieden auf deine Leistung zurückblickst, kannst du diesen Punkt natürlich getrost überspringen. Aber in meinen Kursen treffe ich auf viele Menschen, die mir beim Thema Zeitmanagement ihr Leid klagen und sagen „Ich arbeite wirklich den ganzen Tag, aber irgendwie habe ich das Gefühl, ich schaffe nichts!“. Dies kann zwei Ursachen haben:

  • Die Person schafft wirklich wenig, weil sie einfach unproduktiv ist.
  • Die Person hat ihre eigene Wahrnehmung der Realität, die leider positive Gefühle wie Stolz und Selbstwert nicht zulässt.

Letzteres klingt vielleicht ein wenig abstrakt, aber sei dir bewusst, dass es nicht DIE eine Realität gibt. Jeder von uns hat seine eigene Realität, die von unseren Erfahrungen, Werten und Gedanken geprägt ist.

[alert style=“success“]Ein Beispiel: In Seminaren werde ich manchmal gefragt, mit welcher Software ich mich organisiere. Ich erzähle dann von Nozbe *, weil es für mich einfach DAS Tool ist, mit dem ich meine Aufgaben im Blick habe – egal ob auf dem MacBook oder Smartphone. Wenn ich die Software und ihre vielen Einstellungsmöglichkeiten zeige, kommen meistens drei Arten von Reaktionen:

  • Nozbe ist mega und leicht lernbar.
  • Das Programm geht an den Bedürfnissen des Teilnehmers vorbei/ bietet zu viele Funktionen.
  • Oder ein paar sagen „Das ist so kompliziert, das lerne ich nie.

In allen drei Fällen ist es EIN Programm mit dengleichen Funktionen und Möglichkeiten. Aber jeder Mensch hat seine eigene Realität. Vor allem die Menschen der „Das lerne ich nie“-Gruppe hatten irgendwann mal eine Erfahrung oder haben (als Kind) gelernt, dass sie an Herausforderungen scheitern und tragen dies nun weiter mit sich.

[/alert]

Was das mit Produktivität zu tun hat? Irgendwann hast du mal gelernt/ erfahren, dass deine Leistung zu wenig ist – oder einfach begonnen es so zu interpretieren. Je nach Stimmung, Tagesform und Ergebnis deiner Arbeit wird dir nun ein kleines Stimmchen erzählen, dass du „wieder“ zu wenig geschafft hast, bis hin zu Sätzen wie „Du bist ein Versager/ eine Versagerin“ oder „Ich kann das alles (z. B. die Selbstständigkeit) gleich sein alles – das wird nie was“.

Tipp #2 für mehr Produktivität im Home Office: Trickse das Stimmchen bzw. dein Gehirn mit einer etwas abgewandelten Tagesplanung aus

Die gute Nachricht: Du kannst dein Gehirn bzw. deine Wahrnehmung selbst steuern. Wenn dir bewusst ist, dass du nicht DIE Realität wahrnimmst, sondern DEINE eigene, bastel dir einfach eine andere.

Ich führe hierzu jeden Tag eine Tagesplanung mit Done-Liste. Klingt dröge? Vielleicht. Dafür sieht mein Gehirn auf einen Blick, was ich geschafft habe. Hierzu gehe ich in vier Schritten vor:

  1. Jeden Abend schaue ich zunächst, ob am nächsten Tag fixe, unveränderliche Termine anstehen und trage diese in mein Kalenderblatt ein. Beispiele:
    • Meinen Sohn und Mann in die Schule bzw. zur Arbeit bringen/ davon wieder abholen.
    • Unterricht
    • Coachings
    • Meetings
    • Termine in der Schule
      • Dabei markiere ich mir nicht nur die Zeitrahmen farblich, die ich effektiv dort benötige, sondern auch, wie viel Zeit davor und danach ich mit Fahrten verbringe. Nun habe ich schon einen ungefähren Überblick der offenen Zeiten, die am nächsten Tag anstehen.
  2. Alle meine Aufgaben (bis auf spezielle Projekte wie mein YouTube-Channel) sind in Nozbe zu finden. Dort schaue ich nun meine Aufgaben nach diesen drei Leitfragen durch:
    • Was ist morgen für meine Kunden besonders wichtig?
    • Was ist für meine Projekte besonders wichtig?
    • Was gibt mir das größte Wohlbefinden, wenn es geschafft ist?
      • So habe ich bereits im Hinterkopf, was morgen unbedingt erledigt werden muss. Dabei darf es nun aber für mich nicht bleiben. Im Kalender sehe ich dank Schritt 1 jetzt beispielsweise, dass morgens ein Zeitfenster von drei Stunden offen ist.
      • Anhand meiner Prioritäten bzw. Leitfragen wähle ich nun Aufgaben aus. Aber: Nur so viel, wie realistisch (das Schwerste daran) und überhaupt in diesem Zeitfenster schaffbar ist. Der Einfachheit halber teile ich die Zeitblöcke meistens noch mit der Pomodoro-Technik auf und plane so z. B.
        • 100 Minuten für meine Redaktions-Arbeit
        • 25 Minuten Social Media für meine eigene Seite
        • 25 Minuten E-Mail-Postfach leeren und Anfragen beantworten
        • den Rest der Zeit für Pausen und sonstige Aufgaben/ Organisation.
  3. Nun kommt erst meine To-Do-Liste für den Tag ins Spiel – denn 25 Minuten Social Media ist für mich und mein Stimmchen gar nicht messbar. So eine Pomodoro-Einheit ist rasend schnell vorbei – und dann? Woher weiß ich, was ich geschafft habe?
    • Daher untergliedere ich mir auch noch mal, was ich in den 25 Minuten gemacht habe. Dazu gehört oft, dass ich für aktuelle Blogbeiträge, meine Facebook-Seite oder meine Leistungen werbe. Jeden Tag bieten verschiedenste Gruppen oder Seiten bei FB an, dass man dort kostenlos werben kann. Ich suche mir in Nozbe also raus, welche Gruppen morgen offen für Promos sind und lege mir auch davon eine Liste an. Dazu lege ich mir auf, mir aus jeder Gruppe Artikel zum Teilen auf meiner Facebook-Page zu suchen.
      •    Gruppe A -> Facebook-Page
      •    Gruppe A -> Artikel zum Teilen?
      •    Gruppe B -> Blogpost
      •    Gruppe B -> Artikel zum Teilen?
    • Genauso gehe ich bei der Redaktionsarbeit vor – nur das es dort natürlich andere Aufgaben sind. Wenn ich z. B. weiß, dass ein Texter auf eine Nachricht wartet, dann schreibe ich mir genau das auf:
      •   Name -> Thema
    • Oder wenn ich mich um Artikel kümmern muss, liste ich mir die Projekte auf, die Prio haben:
      •   Projekt A
      •   Projekt B
      •   Projekt C
    • So breche ich mir alle Ziele für alle Vorhaben so kleinschrittig runter wie möglich.
  4. Das klingt vielleicht aufwendig – aber ist es nicht. Mit etwas Routine geht das relativ fix und es hilft mir vor allem, meinen Blick auf die Realität zu beeinflussen. Dank der vielen kleinen Ziele weiß ich genau, was zu erledigen ist und wenn ich am Ende des Tages auf die Liste schaue, sehe ich, wie viele ich eigentlich geschafft habe. Meistens ergänze ich diese Liste noch um Punkte, die sich spontan im Alltag ergeben haben und dort gar nicht zu finden wären – aber ja trotzdem Zeit und Energie gekostet haben.
[alert style=“danger“]Wenn ich nun doch mal Momente habe, in denen das Stimmchen lauter wird und meine Produktivität zwangsläufig sinkt, weil ich mich im Selbstmitleid aale, blättere ich durch meinen Kalender mit den Done-Listen und versuche mir klar zu machen, dass mir irgendeine Gehirnwindung einfach gerade nur einen Streich spielen will.[/alert]

So in etwa nehme ich übrigens auch schon Sonntag-Abend meine Wochenplanung vor. Natürlich noch nicht so genau, aber so weiß ich ungefähr schon, was mich in der kommenden Woche erwartet.

Übrigens: Bei Claudia Schuster findest du eine kreative Liste mit der du deine erledigten Aufgaben tracken kannst, fallst dein Kalender nicht so viel Platz bietet.

In diesem Video findest du meine Tipps noch mal in Kurzfassung:

Tipp #3 für mehr Produktivität im Home Office: Sorge für Ordnung in deinen Dokumenten

Ich weiß, ich weiß – eigentlich heißt es „Wer Ordnung hält ist nur zu faul zum Suchen“. Doch bei jedem Suchen vergeht Zeit – Zeit, die wir an anderer Stelle viel nötiger hätten. Daher habe ich mich letztes Jahr auf die Suche nach einem DMS (Dokumenten-Management-System) gemacht und bin bei Evernote * hängen geblieben. Natürlich gibt es noch deutlich umfangreichere Programme, aber für meinen Gebrauch reicht es völlig. Meine Anforderungen waren:

  • Das Verwalten meiner Notizen, die sonst auf irgendwelchen Zettelchen herumflogen
  • Es besteht die Möglichkeit, auch große PDFs zu hinterlegen, da ich eine nicht gerade kleine Bibliothek an Literatur habe, auf die ich stetig für meine Artikel zugreifen möchte. Von Büchern über Gesetze, Aufsätze bis hin zu Broschüren muss das Programm einfach alles verwalten können
  • Es muss Tag-basiert sein, damit ich per Stichworten nach den Inhalten suchen kann
  • Ich kann auch per Smartphone darauf zugreifen, da die Software sich synchronisiert
  • Es müssen Dinge per Mail weitergeleitet werden können
  • Zusätzlich soll es ein Browser-Tool geben, um Webseiten etc. zu speichern.

Gerade die letzten Punkte war mir so wichtig – denn sonst könnte ich auch einfach die hauseigenen Mittel meines MacBooks nutzen können. Nachfolgend einige Tipps, wie ich Evernote effizient für mich nutze:

  • Im Browser habe ich den Evernote Web Clipper installiert, mit dem ich Seiten, PDF-Daten und Auszüge speichern kann. Bei diesem Schritt ist es bereits möglich, dass ich die daraus resultierende Notiz mit Tags versehe. Hierzu habe ich mir ein System aus sinnvollen Tags überlegt, die mir das Organisieren meiner Dateien erleichtern. Wenn ich beispielsweise den Tag „Ausbildungsvergütung“ anklicke, finde ich dort alle Dateien, Texte, Bücher, Gesetze etc., die ich mit dem Thema verknüpft habe. Das erleichtert mir das Leben ungemein!
  • Es gibt dort eine Sammlung aller meiner geschriebenen Artikel für meine eigenen Projekte. Auch meine Scripte für Videos oder Texte für die Redaktion sind dort hinterlegt. Da ich sehr viel mit Quellenangaben arbeite, um schnell herauszufinden, wo ich beispielsweise einen Aspekt gefunden habe, erspare ich mir auch so das Suchen nach Autoren, Literatur etc. – denn ich notiere es mir dort einfach mit dazu. Gerade im Studium musste ich mal bitter lernen, wie es sich anfühlt für etwa 30 genutzte Quellen nachträglich die genauen Bezeichnungen, Seitenzahlen etc. herauszufinden. *örgs*
  • In meinem E-Mail-Programm befinden sich mehr als 50.000 Mails (ja, ich kann mich einfach nicht trennen^^). Wenn ich etwas davon definitiv noch benötige, schicke ich es entweder an Nozbe (als künftige Aufgabe) oder Evernote, um mir die Informationen zu speichern. Beim Weiterleiten der Mail an Evernote ist es möglich,
    • das anvisierte Notizbuch
    • Tags/ Hashtags sowie
    • eine Erinnerung
    • in der Betreffzeile zu hinterlegen. So wird die Mail auch direkt an der richtigen Stelle einsortiert.

Tipp #4 für mehr Produktivität im Home Office: Tipp/ Schreib dich nicht ab – nutze lieber die Möglichkeiten der Moderne (1)

Zwei Szenarien nerven mich persönlich ungemein:

  1. In einem Meeting konnte ich mein Smartphone oder MacBook nicht nutzen. Dadurch sitze ich nun vor handschriftlichen Notizen, die ich oftmals aber lieber digital in Evernote hätte.
  2. Ich erhalte eine PDF, benötige diese aber als zu bearbeitende Text-Datei.

Ich habe nun natürlich die Möglichkeit beides abzutippen. Habe ich auch lange, bevor mir mein Mann OCR-Software empfahl. Dabei handelt es sich um Texterkennungssoftware, die (wer hätte es gedacht ^^) Text in PDFs, Bildern etc. erkennt und so umwandelt, dass sie am Rechner z. B. in Word bearbeitet werden können.

[alert style=“warning“]Natürlich muss an der Stelle zugeben, dass das Ergebnis vor allem bei handschriftlichen Notizen stark von der Handschrift abhängt. Wenn ich beispielsweise in meiner gewohnten „Doktor-Schrift“ schreibe, fällt das der Software oft gar nicht so leicht. Aber entweder gebe ich mir im Vorfeld einfach Mühe oder ich muss eben nacharbeiten. Bei PDFs hingegen klappt das im Normalfall sehr gut.[/alert]

Welches Programm das Richtige für dich ist hängt davon ab, wie du arbeitest und was du von ihr erwartest. Einen Vergleich bekannter OCR-Software findest du hier, alternativ gibt es auch kostenlose Programme. Deren Ergebnis ist leider auch oftmals dementsprechend. Daher würde ich dir eher raten, in so eine Software zu investieren, wenn du sie regelmäßig nutzt. Je nach Preisklasse schwanken die Ergebnisse sowie die Handhabung der Software stark.

Tipp #5 für mehr Produktivität im Home Office: Tipp/ Schreib dich nicht ab – nutze lieber die Möglichkeiten der Moderne (2)

Abschließend noch ein Programm, das mir das Leben wirklich erleichtert: Software für Textbausteine. Diese ermöglich es Worte, Sätze oder ganze Textabschnitte per Tastatur-Befehl oder Buchstaben-Kombination einzufügen.

Vielleicht kennst du diese Funktion schon aus Word oder Outlook, doch mithilfe dieser Programme kannst du überall auf deine Textbausteine zugreifen. Einige meiner liebsten Anwendungsbeispiele:

Beispiel für Kürzel Ergebnis
LG Meine Verabschiedung:

Liebe Grüße,

Katja

  • Ähnliche Shortcode (nur da dann manchmal halbe Aufsätze ^^) benutze ich beispielsweise
    • zur Einarbeitung neuer Texter für die Redaktion,
    • bestimmte Sätze in Rechnungen
    • Anschreiben
    • Bitte um Antwort oder das ich gerne bei Rückfragen zur Verfügung stehe
    • Mail-Adressen usw.
DATAGRID Der HTML-Code für eine Tabelle mit 2 Spalten und 3 Zeilen
ADAKEYS Meine Keywords rund um das Thema Ausbildung der Ausbilder (AdA-Schein Online-Selbstlernkurs, Ausbilder, Ausbildereignungsprüfung, Ausbildung der Ausbilder online, Ausbildereignungsprüfung, Ausbilderschein online, AdA Schein online, AEVO, AdA Prüfung, AEVO Prüfung)

  • Einen ähnlichen Textbaustein habe ich auch für die entsprechenden Hashtags – natürlich für jedes Projekt, dass ich betreue oder selbst verwalte
FBLAU (oder eine andere Farbe) Der Hex-Code für Türkis, Blau, Hellrot oder Pink – so spar ich es mir meine Farbcodes immer wieder rauszusuchen.
KSFBPROMO Die aktuelle Promo für meine Facebook-Seite: Huhu 🙂 Ich bin die Fachfrau für die Ausbildereignungsprüfung sowie Aus- und Weiterbildungspädagogik. Wenn du Ausbilder oder Dozent werden oder einfach besseren Unterricht bieten möchtest, bist du bei mir genau richtig: https://www.facebook.com/katjaschoenefeld/

 

Die Möglichkeiten sind natürlich schier unvorstellbar. Programme wie Keyboard Maestro ermöglichen sogar das Ausführen von verschiedensten Scripten. Soweit ich weiß, gibt es diese Software aber nur für Apple. Als Windows-User habe ich PhraseExpress bevorzugt (gibt es auch als Beta-Version für den Mac).


Hast du noch weitere Tipps? Dann immer her damit!

Liebe Grüße,

Katja


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10 Gedanken zu “5 Tipps, mit denen du im Home Office produktiver bist

    • Katja Autor des Beitrags

      Huhu Sven,

      das sind ja super Nachrichten (war mir bislang nicht bewusst) – ich werde das direkt im Artikel vermerken. 🙂

      Liebe Grüße,
      Katja

    • Katja Autor des Beitrags

      Huhu Merlin,

      das Thema Zeitmanagement ist wirklich klasse. <3 Mein Fokus liegt im Unterricht zwar auf dem Thema Aus- und Weiterbildung, doch da lässt sich natürlich auch immer mal ein Ausflug in das Thema Produktivität starten. *freu*

      Ich wünsche dir weiterhin viel Erfolg mit deinem Projekt – ein tolles Thema, über das man nicht oft genug schreiben kann. 🙂

      Liebe Grüße,
      Katja

  • Ginger

    Für mich sind Listen auch ein Produktivitätsgarant. Sobald man etwas erledigt und in meinem Fall durchgestrichen hat, wird man mit diesem stolzen „ich hab was geschafft“-Gefühl belohnt!

    • Katja Autor des Beitrags

      Huhu Ginger,

      oh ja, dieses Gefühl liebe ich auch. <3 Darum brauch ich auch unbedingt eine Liste auf Papier – das haptische Gefühl, den Stift anzusetzen und diesen Haken zu setzen tut so gut. 😀

      Liebe Grüße,
      Katja

  • Stephan

    Schöne Tipps für ein effizientes Home Office. Ich neige im Home Office immer dazu kleine Sachen im Haushalt zu erledigen oder mich generell sehr stark an Kleinigkeiten festzuklammern

    Viele Grüße

    • Katja Autor des Beitrags

      Huhu Stephan,

      das mit den Kleinigkeiten kenne ich sehr gut – vor allem in Kombination mit Perfektionismus. *seufz* Darum hilft mir dir Pomodoro-Technik, mich zeitlich etwas einzuschränken.

      Und jaaaa der Haushalt verführt – er ist ja quasi zum Greifen nah. Obwohl ich es besser weiß, ertappe ich mich manchmal dabei, bei einer doofen Aufgabe im Home Office nach einer schönen Haushaltsaufgabe zu suchen, die „unbedingt“ erledigt werden muss. 😛 Aber ich versuch mich dann immer zu hinterfragen, warum das so ist und unterdrücke den Impuls so.

      Ich wünsche dir weiterhin viel Erfolg. 🙂

      Liebe Grüße,
      Katja