Mein Mann und ich streiten wirklich selten. Aber jedes Jahr zur Steuerzeit wurde es ungemütlich im Schönefeld’schen Haushalt – was leider maßgeblich an mir und meiner chaotischen Art lag. Unschuldig Quittungen, Bons und Belege aller Art schafften etwas einfach nicht nach Hause zu meinem Mann, sondern landeten auf/ unter dem Autositz, im Handschuhfach oder direkt im Müll – was am Ende bares Geld kostete.

Im vergangenen Jahr entdeckte ich dann ein Organisationssystem für Belege, dessen Aufwand so gering war, dass sogar ich das hinbekam und mein Mann zum Jahreswechsel ein paar graue Haare weniger hatte …

Die Einkaufsliste für das Ordnungssystem für Belege und Rechnungen

Am Ende wirst du 2 separate Ordnungssysteme haben, in denen sich all dein Papierkram tummeln wird.

1. Das Ordnungssystem für Belege (Unterwegs)

Meine größte Hürde ist das Einheften, da ich es unterwegs oft eilig habe und mir die Zeit fehlt, ein kompliziertes System zu pflegen. Daher habe ich mich etwas an der Getting Things Done-Methode bedient und das erste Ringbuch mit den 12 Hüllen befüllt. Jede Hülle symbolisiert einen Monat. Zur Vereinfachung der Nutzung lege ich ein Registerblatt vor jede Folie, um sofort zu sehen, welche Hülle ich greifen muss. Wer es bunt und schick mag kann natürlich auch das Register noch mit den Monatsnamen Januar bis Dezember beschriften.

Wie das Ganze nun im Alltag abläuft? Der Hefter liegt im Auto – gut greifbar, damit ich gar nicht erst wieder anfange zu schludern. Wenn ich nun eine Quittung im Januar bekomme, werfe ich sie in die Folie 1 und sammle dort alle weiteren Belege aus diesem Monat. Sollte der Quittungsbetreff undeutlich sein, notiere ich auf der Rückseite noch, worum es geht – fertig. Am Ende des Jahres übergebe ich diese Mappe dann an meinen Mann, der sich brav mit der Steuererklärung auseinandersetzen kann.

2. Das Ordnungssystem für Rechnungen (Zuhause)

Reicht dir das noch nicht und auch deine Rechnungsverwaltung soll ähnlich ablaufen? Dann möchte ich dir hier zeigen, wie ich das System für mich adaptiert habe: Zunächst heftest du das zweite Register in das zweite Ringbuch und schreibst auf das Inhaltsverzeichnis folgende Punkte:

  1. Alle Rechnungen und Belege, die noch bezahlt werden müssen.
  2. Alle Rechnungen und Belege, die bereits bezahlt wurden (z. B. per Kreditkarte oder Überweisung)
  3. Alle Rechnungen und Belege, die per Einzugsermächtigung bezahlt werden.
  4. Alle offenen Rechnungen, die noch nicht von Kunden beglichen wurden.
  5. Kontoauszüge
  6. Kreditkartenabrechnungen
  7. Buchung der Ausgaben (Einmal im Monat gehe ich alle Rechnungen und Belege aus Fach 2 und 3 durch und prüfe, ob die Ausgaben alle abgingen und nichts irgendwie unterging und notiere die Abbuchungsdaten auf den Belegen)
  8. Buchung der Einnahmen (Ebenfalls einmal im Monat gehe ich die Ausgangsrechnungen durch und checke, ob alle bezahlt wurden und notiere die Daten des Geldeingangs auf dem jeweiligen Beleg. Andernfalls mahne ich sie direkt beim Kunden an)

Damit hast du alle wichtigen Daten und Papiere jederzeit an einem Platz und behältst den Überblick. 🙂

PS: Die Schwierigkeit ist natürlich für Chaoten, den Hefter auch jederzeit zu pflegen. Wenn die Rechnungen weiter in irgendwelchen Ablagen herumliegen, wird es nicht funktionieren. Stattdessen muss das Ordnungssystem für Belege und Rechnungen regelmäßig gepflegt werden.

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