Home Office

Mehr Produktivität am Arbeitsplatz: Tipps für ein aufgeräumtes Büro

Katja Schönefeld, Dozentin, Ausbilderin und Chaotin

Sep 26, 2017

Hallöli 🙂

Seit ich das letzte Mal über die Organisation des Arbeitsplatzes schrieb, ist einige Zeit vergangen. Damals sah mein Büro, besonders der Schreibtisch regelmäßig so aus, als hätte eine Bombe eingeschlagen. Da ich vom Lerntyp her sehr visuell veranlagt bin, lasse ich mich allerdings sehr leicht durch das Chaos in meiner Umgebung ablenken. Daher habe ich mir damals Regeln auferlegt, um künftig einen aufgeräumteren Arbeitsplatz zu haben. Dazu zählten:

  • Nur das auf meinem Schreibtisch liegen zu haben, was ich wirklich gerade benötige,
  • durch das Entrümpeln Freiraum zum Denken zu schaffen,
  • mir nur noch geeignete Aufbewahrungssysteme zu kaufen und
  • jeden Tag zum Feierabend aufzuräumen.

Mit der Zeit klappte die Umsetzung immer besser – allerdings nur auf dem Schreibtisch. Das Büro selbst war … reden wir nicht darüber. 😉 Daher habe ich mir in den letzten Monaten einige Regeln für das Büro überlegt und diese schrittweise eingeführt.

Warum schrittweise? Weil Ad hoc-Aktionen meist nicht von Erfolg gekrönt sind. Unser Gehirn liebt Routinen und Gewohnheiten – selbst wenn diese negativ sind. Wenn also meine Routine ist, eher über Taschen und einen vollen Mülleimer zu steigen, statt diese wegzuräumen bzw. auszuleeren, klappt es nicht von heute auf morgen, alle jahrelang antrainierten und gepflegten Gewohnheiten einfach über den Haufen zu werfen. Daher möchte ich dir in dem heutigen Post zeigen, wie ich mein Büro peu à peu in einen Wohlfühlort umgewandelt habe, der mich zur konstruktiven Arbeit inspiriert.
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Schritt 1 für ein aufgeräumtes Büro: Alles muss raus – nicht nur zum Winterschlussverkauf

In Vorbereitung auf unsere nahende Weltreise in 23 Monaten habe ich kurzerhand beschlossen, die Büroausstattung und alles was darin herumflog weitgehend zu reduzieren. Übrig geblieben sind nur noch

  • 2 Regal
  • 2 Schreibtische
  • 1 Sitzbank

Am Anfang war diese neugewonnene Freiheit ungewohnt – denn ein Teil des Zimmers steht nun leer, doch nach den ersten Tagen kann ich mir gar nicht mehr vorstellen, warum wir das Büro jemals so vollgestopft haben.

Geholfen hat mir dabei wirklich alles aus dem Büro zu räumen, den Raum komplett zu reinigen und dann wirklich zu überlegen, was noch reingehört. Der Rest wurde auf dem Balkon zwischengelagert und dann der Stadt in Form von Sperrmüll gespendet.

Apropos Möbel: früher liebte ich offene Möbel, deshalb verfügt mein Schreibtisch über keine Fächer und auch der Schreibtisch meines Mannes ist offen. Für mehr Ordnung – zumindest optisch sorgen allerdings geschlossene Büromöbel. Bei der gaerner GmbH, einem Fachhandel für Geschäftsausstattung, findest du beispielsweise ein großes Sortiment an Regalen, Schreibtischen und Rollcontainern, in denen Papierkram und Büroausstattung verstaut werden können.
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Schritt 2 für ein aufgeräumtes Büro: Alles kriegt einen Platz

Genauso wie ich allen Dingen auf meinem Schreibtisch einen festen Platz gegeben habe, habe ich mir das auch für den Rest des Büros überlegt. Während wir früher beispielsweise …

  • ein Fach mit Blöcken und Schmierpapier hatten, zudem man bei Bedarf erst hingehen musste, haben wir nun beide Mauspads aus Notizblöcken, auf denen wir schnell und unkompliziert Notizen hinterlassen können.
  • das Telefon im Wohnzimmer hatten und ich so nicht nur jedes Mal wenn es klingelte, dorthin rennen musste, sondern auch ständig vergaß das DECT-Teil wieder in die Ladestation zu stellen. Inzwischen haben wir einen Techniker kommen lassen, der die Telefonbuchse im Büro freimachte, so dass es nun hier steht.
  • Kugelschreiber überall in der Wohnung verteilt hatten, haben wir einige in der Küchenschublade, auf dem Esszimmertisch und im Büro in ansehnlichen Aufbewahrungssystemen liegen. Das spart nicht nur Laufwege, sondern auch Sucherei.

Ich weiß das klingt nach Kleinigkeiten – und natürlich sind sie das auch. Aber oftmals sind es eben die kleinen Dinge im Leben, die einem das Leben schwermachen.

Schritt 3 für ein aufgeräumtes Büro: Unterlagen digitalisieren und weitgehend papierlos arbeiten

Zugegeben, dieser Schritt war ohnehin nötig, da wir auf Weltreise auch keine Papiere mitnehmen wollen. Doch auch wenn wir nicht künftig nicht als digitale Nomaden leben wollen würden, ist es einfach praktischer, wenn

  • Briefe,
  • Rechnungen,
  • Zeugnisse,
  • Urkunden,
  • Quittungen,
  • Postausgang etc.

in der Cloud gespeichert werden. So haben wir immer Zugriff und auch noch weniger Chaos im Büro – denn fast alle der digitalisierten Dokumente wurden entsorgt. Ivan Blatter zeigt in seiner Artikelserie zum Thema „papierloses Büro„, welche Vorteile diese Art der Organisation hat und wie man am besten vorgeht.

Schritt 4 für ein aufgeräumtes Büro: ein simples Ablagesystem

Wie du dir wahrscheinlich denken kannst, geht es eben nicht ganz papierlos, weil manche Dinge im Original vorliegen oder noch eingescannt werden müssen. Doch hierfür haben wir nur noch zwei Ablagekörbe (jeder einen) und ein Hängeregister, in dem für jeden Vorgang eine Hängemappe vorhanden ist. Das reduzierte unsere Zeitdiebe im Alltag enorm, denn irgendwie haben die Heinzelmännchen ständig Unterlagen weggeschleppt. 😀

Schritt 5 für ein aufgeräumtes Büro: Kabelsalat verstecken

Durch die neugewonnene Freiheit fiel allerdings das Kabelgewirr noch mehr auf. Bei drei Rechnern und vier Monaten wahrscheinlich auch kein Wunder. Zudem sind zwei der Rechner für einen höheren Datentransfer auch noch per Ethernet-Kabel mit der Fritzbox verbunden.

Doch hier halfen zwei Tricks: 1. Mit Kabelbinder wurden Kabel zusammengebunden, die nicht ständig benötigt werden. 2. Dank Kabelkanälen wurde die Wuselei unauffällig versteckt. Zwar liegt das Stromkabel meines geliebten MacBooks noch frei, doch das benötige ich auch bei Seminaren regelmäßig.

Schritt 6 für ein aufgeräumtes Büro: Ordnung halten

Das schwerste bestand und allerdings noch bevor: die Ordnung dauerhaft zu halten. Wie ich eingangs schon erwähnte, ist das die Gewohnheit, die sich am schwersten etablieren lässt. Mehr über die Hintergründe erfährst du bei Zeit zu Leben.

Uns halfen folgende Regeln:

  • Bei jedem Gang in einen anderen Raum wird etwas mitgenommen, dass eigentlich dorthin gehört. Dank der festen Plätze für alles hat sich dieser Aufwand Gott sei Dank reduziert.
  • Jeden Morgen werden die Schreibtische abgewischt.
  • Ebenso Notizzettel etc. entweder in irgendeiner Form digitalisiert oder weggeworfen.
  • Jeden Abend werden Geschirr, Getränkedosen und Müll entfernt.
  • Ebenso Stifte etc. wieder in die entsprechenden Aufbewahrungsbehälter gepackt.
  • Papier, Kalender, Bullet Journal an ihre Plätze gebracht.
  • Einmal pro Woche wird das Büro grundgereinigt.

Zugegeben, manchmal mussten wir uns gegenseitig daran erinnern oder motivieren, doch zusammen war es deutlich leichter.

Meine Tipps für ein aufgeräumtes Büro – Hast du weitere Hinweise? 

Wie hältst du Ordnung im Home Office? Falls du Feedback oder Kommentare hast, freue ich mich auf deine Nachricht! 🙂

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