Die Inhalte auf Katja-Schoenefeld.de werden ständig aktualisiert und geprüft. Trotz aller Sorgfalt können sich allerdings Angaben oder rechtliche Sachverhalte zwischenzeitlich geändert haben. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der auf diesen Seiten veröffentlichten Informationen kann daher keine Haftung oder Garantie übernommen werden. Darüber hinaus stellen unsere Artikel keine Rechtsberatung dar und ersetzen diese auch nicht.

Wie sinnvoll ist Outsourcing?

Wie sinnvoll ist Outsourcing?

Huhu :)


Falls du mir schon länger auf Instagram folgst oder meine privaten Blogbeiträge liest, wirst du wahrscheinlich mitbekommen haben, dass ich vor einigen Jahren einen schlimmen Zusammenbruch hatte. Ich habe damals

  • Sozialwissenschaften und Psychologie studiert,
  • mich gerade selbstständig gemacht,
  • arbeitete nebenbei einen Tag in der Woche in einem Metallbaubetrieb und
  • unser Sohn war gerade vier Jahre alt und dadurch sehr fordernd.

Leider führten auch noch einige private Gründe dazu, dass ich irgendwann einfach nicht mehr konnte. Fast ein Jahr lang konnte und wollte ich einfach nichts mehr. Damals wäre es mir sogar egal gewesen, wenn mein Leben einfach geendet hätte. Einzig das schlechte Gewissen meinem Mann und meinem Sohn gegenüber hinderten mich daran, den letzten Schritt zu gehen.


Warum ich so persönlich einen Blogbeitrag anfange? Weil ich in meinem Umfeld immer mehr Selbstständige und Unternehmerinnen sehe, die kurz vor so einem Zusammenbruch stehen. Aber durch den persönlichen Anspruch an sich selbst, die Erfolgsgeschichten anderer in sozialen Medien und den Druck von außen, ist das Business zurückfahren oftmals keine Option. Verständlicherweise - versteh mich nicht falsch - denn in den meisten Fällen hängt auch die eigene finanzielle Existenz an der Selbstständigkeit.


Gehörst du auch zu diesen Frauen? Dann hoffe ich, dir mit diesem Blogpost ein wenig Mut zu machen und eine Lösungsmöglichkeit bieten zu können.

Du stehst an einer Weggabelung.

Wenn du es irgendwann nicht mehr schaffst, alle Aufgaben zu bewältigen oder beginnst den Überblick zu verlieren, könnte es ganz einfach an einem ineffizienten Zeitmanagement liegen - aber wahrscheinlicher ist es, dass du dir inzwischen einfach zu viel aufgeladen hast. Selbstständige und Unternehmerin von heute kümmern sich ja schon lange nicht mehr nur um ihr Kerngeschäft, sondern sind Expertinnen in den Bereichen

  • Social-Media
  • Online-Marketing und Werbung
  • Webdesign bzw. Webseitenerstellung und -Verwaltung
  • Texten
  • Buchhaltung und Steuern
  • Kundensupport

usw. Wenn man sich das alles mal vor Augen hält, ist es eigentlich kein Wunder, wenn wir irgendwann an unsere Grenzen kommen oder?


Genau an solch einer solchen Weggabelung hast du nun die Wahl:


  1. Du planst künftig, weniger Aufträge anzunehmen um wieder Frau der Lage zu werden.
  2. Du baust dir ein Team aus Service-Anbietern bzw. Freelancern, Mitarbeitern oder Auszubildenden auf und beginnst Aufgaben zu delegieren - und hast so mehr Zeit für dein Kerngeschäft oder private Dinge.
  3. Du lässt alles wie es ist und läufst Gefahr irgendwann genauso wie ich im Bett zu liegen und nicht mehr die Kraft zu haben, selbst einfache Tätigkeiten wie duschen oder den Gang zur Toilette alleine zu bewältigen.

Drittens ist wahrscheinlich keine tolle Option oder? Erstens vielleicht. Für mich kamen aber beide Möglichkeiten nicht in Frage. Daher entschied ich mich für Variante 2.

Freelancer oder festangestellte Mitarbeiter? Das ist hier die Frage!


Falls deine Wahl auch auf Option 2 fällt, stehst du nun eigentlich nur noch vor der Frage: Möchtest du erstmal nur mit einer Agentur oder Freelancern arbeiten und Aufgaben outsourcen? Oder dir ein Team mit Festangestellten aufbauen. Beides hat in meinen Augen große Vor- und Nachteile. Darüber werde ich in den nächsten Wochen sicher noch einen eigenen Artikel schreiben, daher möchte ich im Folgenden nur die wichtigsten Pro und Contra aus meiner Sicht kurz auflisten:

  • Wenn du Aufgaben an Freelancer, Agenturen, Services etc. abgibst, stehen dir eine große Auswahl an potenziellen Unternehmen und Dienstleistern zur Auswahl. Du hast einen Vertrag mit ihnen und zahlst nur genau die Leistungen, die du auch bekommst. Du trägst (abgesehen von der Zuarbeit) keine Verantwortung für die Menschen mit denen du arbeitest. Wenn du unzufrieden bist oder die Tätigkeit nicht mehr benötigst, kannst du die Dienstleistung einfach wieder canceln/ neu vergeben.
  • Bei festangestellten Mitarbeitern oder Auszubildenden ist das ganze etwas komplizierter. Es dauert vielleicht ein wenig, die richtigen Menschen einzustellen, einzuarbeiten und es kommen Kosten wie Arbeitgeberanteile, Abgaben für Berufsgenossenschaften usw. auf dich zu. Der große Vorteil an eigenen Mitarbeitern ist für mich allerdings, dass deine Euphorie, dein Herzblut, deine Wünsche sich besser auf dein Team übertragen. Wenn sich jemand nur auf die Arbeit bei dir konzentriert und eng mit dir arbeitet, wachst ihr zusammen und arbeitet als feste Einheit. Dadurch verinnerlichen sich deine Unternehmenswerte auch automatisch bei deinen Angestellten.


Was empfehle ich? Gerade zu Beginn würde ich Aufgaben eher an externe Dienstleister outsourcen. Es ist initial zwar teurer, doch dafür gibt es im Normalfall keine versteckten Kosten, die einem erst später klar werden. Darüber hinaus ist es leichter, schnell eine gute Agentur bzw. geeigneten Freelancer oder Service zu finden. Mit der Zeit würde ich allerdings empfehlen, ein festes Team aufzubauen. Denn irgendwann geht es nicht mehr nur um die Abarbeitung von Aufgaben, sondern um das WIE. Wie viel Herzblut steckt in der Arbeit? Wie sehr ist dein Team auf die Ziele deines Unternehmens eingestellt? Wie sehr sind sie damit verbunden?


Oder anders gesagt: Wann ist Outsourcing an externe Kräfte sinnvoller?

  • Gerade zu Beginn der eigenen Erweiterung - zum einen wegen der Fähigkeiten des Dienstleisters, den Kosten, aber auch weil du so Erfahrung darin sammelst Aufgaben zu delegieren und Chefin zu sein.
  • Bei Tätigkeiten, die echtes Expertenwissen erfordern.
  • Bei Aufgaben die nur selten vorkommen.

Dazu gleich mehr.

Was kann man auslagern?

Beim Outsourcen denken die meisten zunächst an Dinge wie Steuergedöhns und Webdesign. Aber es gibt noch viel mehr Dinge, die du delegieren kannst.


Was? Warum und wie?
Social Media Social Media war lange mein Zeitfresser Nummer 1. Vor allem wenn man den Anspruch hat, auf mehreren Social Media Kanälen aktiv zu sein und diese auch mehrmals am Tag zu bespaßen, wird das ganze schnell zu einer Sisyphos Aufgabe. Meine erste Reaktion auf den daraus resultieren den Stress war gar keine Inhalte mehr in sozialen Netzwerken zu posten. Aber sind wir mal ehrlich: Kein Social Media ist auch keine Lösung. ;)

Welche Aufgaben eignen sich daher zum Outsourcen?

- Social Media Strategie erarbeiten
- Beitrags-Ideen suchen
- Social Media Posts formulieren
- diese Beiträge auf den Kanälen verteilen
- diese Beiträge in Gruppen und auf anderen Seiten verteilen
- Analyse der Social Media Aktivitäten
Webseiteninhalte Die Webseite von heute soll nicht nur schick aussehen, sondern immer auf dem neusten Stand sein. Ein wöchentlicher Blogpost, Videos und regelmäßige Podcast-Folgen gehören inzwischen zum empfohlenen Mindestprogramm. Wenn du dich davon nicht hetzen lässt, umso besser. Wenn du aber so breit wie möglich aufgestellt sein möchtest, kommst du schnell an deine Grenzen. Daher auch hier einige Ideen, welche Tätigkeiten auch extern übernommen werden können:

- Recherche für Artikel-Ideen
- Recherche für Blogposts
- das Texten von Blogposts oder Gastartikeln
- das Einpflegen und Aufhübschen von Blogposts
- Keyword-Analysen
- Analyse der Seitenaufrufe etc.
- Transkriptionen von Podcasts oder Videos
- Schnitt von Videos
- das Zaubern von schönen Fotos
- die SEO-Optimierung der Inhalte
Erstellung von Produkten
Wenn du auf Online-Produkte wie eBooks und Online-Kurse setzt, kannst du diese natürlich selbst erstellen - oder das Ganze an geeignete Services, Agenturen oder Freelancer delegieren. Natürlich musst du die Zuarbeit noch kontrollieren und ggf. anpassen - aber so ist schon ein ordentlicher Berg Arbeit erledigt.
Kundenanfragen Je intensiver die Aktivitäten auf Social Media Kanälen und deiner Webseite werden, umso zeitaufwendiger wird es die Anfragen von Interessenten und Kunden zu beantworten. Hierfür haben sich Anbieter wie ebuero Services wie 24 Stunden Hotlines überlegt, auf denen deine Kunden anrufen und beraten werden. So ein Service bietet sich beispielsweise für für Coaches, Handwerker, Seminaranbieter und Notfall-Hotlines an.

Wenn du eher per Mail bzw. Kontaktformular kontaktiert wirst, empfehle ich dir eine virtuelle Assistentin - im Netz meistens mit VA abgekürzt. Diese virtuelle Sekretärin buchst du bei ebuero pauschal oder nach Bedarf und kannst so beispielsweise

- Anrufe
- Terminabsprachen
- Mails
- Briefe
- Recherchen

etc. delegieren. Die meisten virtuellen Sekretärinnen sind inzwischen so fit, dass sie auch Aufgaben wie Social Media Aktivitäten übernehmen können - das variiert aber natürlich ganz nach Assistenz.

Auch ich habe mit einer externen VA angefangen - diese inzwischen aber eingestellt. :)

Buchhaltung und Lohnrechnung In den ersten Jahren haben mein Mann und ich die Buchhaltung zu 100 Prozent selbst gemacht. Inzwischen haben wir allerdings die Lohnrechnung ausgelagert, nachdem wir wegen einem Fehler den Lohn doppelt gebucht hatten und es dann nicht so einfach war, das wieder zu bereinigen. Daher haben wir die Lohnbuchhaltung inzwischen an den Freelancer vergeben, der uns damals aus der Patsche half. :D


Und was soll ich nun outsourcen?

Ich hoffe dir mit diesen Beispielen einige Inspiration gegeben zu haben. Um herauszufinden was dich wirklich zeitlich und emotional sehr belastet, empfehle ich dir eine Woche lang eine Art Tagebuch zu führen.

  • Welche Aufgaben hast du?
  • Wie sehr belasten dich diese Aufgaben?
  • Wie lange brauchst du dafür?
  • Könnte ein Profi auf dem Gebiet dafür weniger Zeit benötigen?

Diese Liste wertest du dann aus. Dabei wirst du dich wahrscheinlich ziemlich erschrecken. Zumindest war es bei mir so - denn die meiste meiner Zeit ging für irgendwelche Aufgaben drauf, mit denen ich nicht aktiv Geld verdiente.


Und dann heißt es kalkulieren: Wie viel Geld kannst du ausgeben bzw. was ist es dir Wert, dass du diese Aufgabe nicht mehr erledigen musst?





Meine Frage nun an dich: Lagerst du schon Tätigkeiten aus? Falls ja, warum? Wie kam es dazu?

Falls nicht: Hast du so eine Liste schon mal erstellt? Welche Aufgaben fressen immens viel Zeit und halten dich von deinem Kerngeschäft ab?


Ich freu mich auf deine Antwort!


Liebe Grüße,

Katja

    Kommentare