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5 Tipps für die Planung und Vorbereitung erfolgreicher Seminare

Projektteam

Hallöli :)


Vor ein paar Wochen war ich bei einem Seminar, das inhaltlich eigentlich ganz gut war - aber einfach schlecht organisiert, wodurch der Gesamteindruck der Veranstaltung leider nicht so positiv war. Aber getreu dem Motto "Lerne aus Fehlern (anderer)" möchte ich dir in diesem Blogpost einige Tipps geben, wie dein Seminar zum Erfolg wird.

Erfolgreiche Seminare Tipp #1: Definiere und kommuniziere ganz genau das Ziel und die Inhalte deines Seminar

Stell dir vor du buchst eine Kreuzfahrt. Es soll irgendwo an der nordamerikanischen Küste vorbeigehen und du freust dich schon seit Wochen auf wunderschöne Strände, warm-wohlige Temperaturen und strahlend blaues Wasser. Am Tag der Abreise wunderst du dich schon, warum einige Passagiere so warm angezogen sind - denkst dir aber nichts dabei. Als sich das Schiff gen Norden (statt Süden) in Bewegung setzt fängst du dich an zu wundern. Als du aber nach einigen Tagen schneebedeckte Bergwipfel siehst ist dir klar: Das Ziel der Kreuzfahrt waren nicht die Bermudas. Es ist Alaska.


Klingt unvorstellbar? Andere (in deinen Augen vielleicht falsche) Erwartungen und ungenaue Ziele sind Hauptgrund Nummer 1 für eine große Unzufriedenheit bei Seminar-Teilnehmern. Daher lasse deine Kunden nicht im Dunkeln tappen, sondern kläre in deinen Beschreibungen ganz genau

  • was das Ziel deines Seminars ist
  • wie dein Kunde davon bestenfalls profitiert
  • und wie das Seminar/ der Tag/ der Ablauf geplant ist (dazu gleich noch mehr).

Kleiner Marketing-Tipp für Seminare: Bei der Werbung für dein Seminar solltest du unbedingt auf den Nutzen der Veranstaltung eingehen. Ein Titel oder Untertitel wie "8 Stunden Seminar über Google Ads" klingt ganz anders als "Mehr Kunden mit gezielter Google-Werbung".

Erfolgreiche Seminare Tipp #2: Plane genug Zeit für Fragen und Gruppenarbeiten ein

Warst du auch schon bei Seminaren, bei denen es eigentlich am Ende erst richtig spannend durch

  • Fragerunden
  • Diskussionsrunden
  • Gruppenarbeiten
  • praktische Anwendung des Gelernten


wurde - aber dann war die Zeit vorbei und die Veranstaltung wurde aufgelöst? Ich kenne einige davon - und war jedes Mal richtig enttäuscht. Warum? Die Wissensvermittlung an Teilnehmer ist der eine Part - aber was ich persönlich viel wichtiger finde ist die Anwendung oder zumindest Vertiefung des Gelernten.


Falls du dich schon mal mit Lerntypen beschäftigt hast wirst du wissen, dass nicht jeder Mensch erfolgreich über auditive und/ oder visuelle Impulse lernt. Das bedeutet ganz einfach gesagt, dass du noch so viel reden und noch so tolle Folien haben kannst - das ist bei solchen Menschen einfach nicht nachhaltig. Glaubt man der Vergessenskurve nach Dr. Ebbinghaus ist ohnehin etwa die Hälfte des erworbenen Wissens nach ca. 60 Minuten verschwunden.


Aber: erworben heißt nicht 100 Prozent von dem was du gesagt oder gezeigt hast. Pädagogen gehen davon aus, dass beim Hören und Sehen nur ungefähr 50 Prozent der Informationen auch im Gehirn gespeichert werden. Ich bin kein Mathe-Genie. Aber 50 Prozent von 50 Prozent sind ... nicht nachhaltig. ;)


Was besser ist? Alle vier Lerntypen ansprechen, um eine möglichst hohe Chance zu erreichen, dass viel Input mitgenommen wird. Optimal sind daher: Hören, Sehen, darüber sprechen und selber machen.

Erfolgreiche Seminare Tipp #3: Mach es deinen Teilnehmern einfach

Neben ungenauen Vorstellungen über die Inhalte ist eine schlechte Ablaufplanung ein No-Go. Damit meine ich nicht mal Pannen, die immer mal passieren können. Sondern das deine Seminar-Teilnehmer nicht genau wissen, was, wann passiert. Warum das ein Problem ist? Unser Gehirn braucht zum Lernen Sicherheit. Nicht nur räumlich, sondern auch im Kopf. Wenn jemand beispielsweise nur damit beschäftigt ist schauen zu müssen, wann er wo im richtigen Raum ist um nichts zu verpassen, stresst das. Aber so richtig. Dadurch geht wertvolle Energie zum Mitdenken und Lernen verloren.


Daher erstelle einen genauen Ablaufplan - nicht nur in Form einer PDF zum Ausdrucken, sondern auch Flyers vor Ort (bei offline-Seminaren). Halte darauf alle wichtigen Informationen fest - nicht nur über Hardfacts wie Zeiten und Orte, sondern gern auch über den Ablauf drumherum.


  • Wo und vor allem wie erfolgt die Anmeldung.
  • Gibt es ein Programm für die Pausen (z. B. Netzwerken) oder soll sich jeder seine Pausen selbst gestalten und eventuell auch die Webinar-Räume oder Seminar-Räume verlassen?
  • Wenn Essen geplant ist: auch für Vegetarier oder Veganer?
  • An wen kann man sich bei Fragen wenden - im besten Fall auch: wo findet man den/ die jenige(n) und woran erkennt man sie/ ihn?

Stell dir beim Planen einfach vor, dass du dort Teilnehmer wärst. Welche Fragen und Sorgen hättest du? Schick deinen Ablaufplan auch ruhig an andere und lass gegenchecken, ob etwas unklar bleibt!

Erfolgreiche Seminare Tipp #4: ... und bequem

Wo wir gerade bei Offline-Seminaren sind ... Obwohl mein Allerwertester wirklich gut gepolstert ist, stand ich schon nach so manchem Seminar auf und fühlte mich wie gerädert. Oder ich rutschte nach einigen Stunden auf meinem Stuhl hin und her und wünschte mir nichts sehnlicher als eine Pause oder eine andere Sitzmöglichkeit. Das kennst du sicher auch, oder?


Hierunter leidet natürlich auch wieder die Konzentration und somit der Lernerfolg. Von daher achte beim Begehen der Seminar-Räumlichkeiten nicht nur auf Medien wie Beamer, Flipcharts etc., sondern auch Stühle/ Sessel und Tische.

  • Ist ausreichend Platz vorhanden?
  • Sind Tische vorhanden, damit sich deine Teilnehmer bequem Notizen machen können?
  • Sind die Sitzmöglichkeiten bequem?
  • Kann man dich bzw. die Speaker von jedem Platz aus gut sehen?
  • Können die Tische und Stühle bei Bedarf umgestellt werden, um Gruppenarbeiten zu ermöglichen?
  • Sind die Tische groß genug um auch in einer Gruppe daran zu arbeiten?

Solltest du etwas davon verneinen empfehle ich dir den Raum-Anbieter zu fragen, ob etwas geändert werden könnte.


Falls er nein sagt, überlege dir, ob die vielleicht günstigere Miete den schlechteren Komfort entschuldigt und du diesen Kompromiss wirklich eingehen möchtest.


Falls Veränderungen doch möglich sind, halte Ausschau nach anderen Möbeln. Es gibt inzwischen zahlreiche Anbieter, die dich mit Tischen, Stühlen und allem was das Herz begehrt versorgt. Der einfachste Weg einen passenden Lieferanten zu finden ist beispielsweise "Mietmöbel Hamburg" in eine Suchmaschine einzutippen und dir ein passendes Ergebnis auszuwählen. Meistens werden Möbel wie Tische und Stühle in einer Produktkategorie für Messen und Konferenzen angeboten - also auch das sind Suchtermini, die dich zum perfekten Möbel-Anbieter führen.


Achte beim Ordern der Raum-Ausstattung aber unbedingt auf:

  • Anlieferung bis in den Raum
  • Abholung aus dem Raum
  • bei größeren Mengen: ein Pauschalpreis bei dem du etwas sparen kannst

Erfolgreiche Seminare Tipp #5: Überlass nichts dem Zufall

Wie eingangs schon erwähnt sind Pannen manchmal unvermeidlich. Aber manche Dinge können von vornherein ausgemerzt werden. Begehe den Seminarraum noch mal mindestens einen Tag vor dem Start der Veranstaltung teste alles auf Herz und Nieren.


Einige Beispiele für offline-Veranstaltungen:

  • Hängen alle Plakate und Infos, damit deine Teilnehmer den Weg zum Seminar finden?
  • Funktioniert der Laptop mit dem Beamer?
  • Wird ein Adapter benötigt? (als MacBook-Besitzerin benötige ich z. B. einen VGA-Adapter um mein Gerät mit Beamern koppeln zu können)
  • Gibt es genug Steckdosen? Funktionieren die auch?
  • Ist eine Ersatz-Birne für den Beamer vorhanden?
  • Hast du Blöcke und Stifte für deine Teilnehmer vorrätig?
  • Sind die Toiletten sauber?


Einige Beispiele für online-Veranstaltungen:

  • Funktioniert die Anmeldung im Webinar-Raum?
  • Ist alles intuitiv?
  • Geht dein Mikrofon?
  • Hört man dich?
  • Funktioniert die Bildschirmübertragung?
  • Geht dein Ton?
  • Hörst du andere?
  • Werden Plug-ins oder Software benötigt? Wenn ja ist alles installiert?
  • Ist dein Internet-Zugang bezahlt?

Am besten testest du alles mit ein bis zwei weiteren Personen - so weißt du nicht nur ob alles geht, sondern bemerkst auch gleich Stolpersteine, die für dich vielleicht Selbstverständlich sind.


Und wenn doch mal etwas schief geht: Bleib cool und gelassen. Sei einfach ehrlich zu deinen Teilnehmern und lass sie nicht unnötig warten. Das eine Beamer-Birne kaputt geht passiert und ist im Normalfall schnell behoben. Wenn deine Teilnehmer aber nicht wissen, warum es nicht losgeht und ungeduldig werden, ist das Problem viel größer.





Hast du noch weitere Tipps? Her damit! :)

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