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Willkommen im Projektteam, Alexa!

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Du fragst dich sicherlich: Wie kann ich meine Produktivität mit Alexa verbessern und was hat das alles mit Projektmanagement zu tun? Und diese Fragen sind durchaus berechtigt. Allerdings wird dir, im laufe des Artikels, ein Lichtlein aufgehen :-) Denn Alexa kann mehr, als nur das Licht dimmen!

Erhöhte Produktivität mit Alexa

Alexa ist toll und ich möchte sie auch nie wieder hergeben! Und das tolle an ihr ist, dass sie nicht nur Licht an-/ und ausschalten kann oder sagt, wie spät es ist. Mit einigen Befehlen und Skills kannst du deine Produktivität extrem verbessern.


Zuvor steht allerdings die Frage: Was hindert uns denn daran, produktiv zu arbeiten?

1. Multi-Tasking

Sicherlich sind die meisten Menschen der vollen Überzeugung, dass Multi-Tasking ihre eigene Produktivität erhöht, aber ist das wirklich so? Ich kann auch zwei, drei Arbeiten parallel erledigen, allerdings ist meine Überzeugung das es

  • zum einen bedeutend länger Dauer, als wenn ich die Aufgaben nacheinander und einzeln abarbeiten und vor allem
  • die Konzentrationsfähigkeit und somit der Fokus vermindert ist.

Multi-Tasking ist für mich ein absolutes Produktivitätshemmnis.

Multi-Tasking mit Alexa

Wenn ich tatsächlich mehrere Aufgaben in einem Zeitraum zu erledigen habe hilft mir Alexa. Dafür habe ich zum einen den Standard-Alexa-Skill "Timer" und zum anderen den Alexa-Skill "Konzentrationspause" der aktiviert werden kann.


Ein kleines Beispiel:


Meine Aufgaben: Telefonat mit einem Kunden, E-Mail an einen Haus-Verkäufer, wichtige Fehlerbehebung im kostenlosen Projektmanagementkurs und das Abendessen für die Familie muss auch noch gemacht werden. Dafür steht eine Stunde zur Verfügung. Zunächst überlege ich, wie viel Zeit für welche Aufgabe benötigt wird und was sehr wichtig ist oder auch nicht. Diese Grobplanung ist für viele ein "sinnloser" Schritt, ich brauche sie aber.


Also sieht meine Liste (auf einem Blatt Papier oder im Kopf) etwa so aus:

  1. Telefonat (Zeit: 20 Minuten; höchste Priorität, denn Kunde = Geld = Rechnungen bezahlen!)
  2. Fehlerbehebung (Zeit: 10 Minuten; hohe Priorität, denn es ist schon sehr ärgerlich wenn etwas nicht funktioniert.)
  3. E-Mail (Zeit: 20 Minuten; niedrige Priorität, denn es existiert kein erheblicher Zeitdruck - ausser man schiebt es 3 Wochen vor sich her!)
  4. Abendessen (Zeit: egal; niedrigste Priorität, denn zur Not kann Frau und Kind sich einfach selbst am Kühlschrank bedienen ;-)

Nun gibt es mehrere Möglichkeiten. Entweder ich arbeite einfach schnell und alles hintereinander ab oder entscheide mich für die Multi-Tasking Alternative. Mit Hilfe von Alexa verpasse ich dann keine wichtige Aufgabe, denn mit Hilfe des Timers vergesse ich beispielsweise den Topf auf dem Herd nicht - was durchaus früher immer vorkam wenn man zwischen dem kochen auch noch Mails schreiben wollte.[/box]


Den Alexa-Skill "Konzentrationspause" nutze ich beispielsweise, wenn komplett unterschiedliche Aufgaben wechseln. Einfach mal eine Muten entschleunigen und den Kopf frei machen. Ansonsten Hilft der Satz


"Alexa, stelle Timer auf xx Minuten".

2. Warten

Ich hoffe du schmunzelst jetzt ein wenig. Aber es ist tatsächlich so: Wie oft warten wir an einem Tag, bis irgendjemand auf eine E-Mail antwortet, endlich ans Telefon geht oder eine aufgetragene Arbeit erledigt?

Warten ist schlecht für die Produktivität. Also schaue auch DU immer darauf, dass andere nicht auf dich warten müssen. Auch hierfür gibt es die Timer-Funktion. Und wenn du wissen möchtest, wieso Alexa jetzt einen Signalton spielt, nutze die Erinnerungsfunktion: "Alexa, erinner mich".

3. Falsche Priorisierung

Egal ob im Projektmanagement, im Tagesgeschäft oder auch Privat: Falsche Prioritäten sind immer ein Genickbruch. Also mache dir doch einmal ganz genau klar, was wichtig ist und was nicht. Dazu gibt es keinen "Plan X". Aber ein Fahrplan existiert: Frage dich, was dir besonders wichtig ist.

Auch hier möchte ich kurz ausufern und dir sagen was mir wichtig ist und wie ich meine Prioritäten setze. Zunächst zeige ich dir anhand von fünf Punkten, was für mich wichtig ist bzw. welche Reihenfolge diese fünf Punkte in meinem Leben haben:

  1. Familie
  2. Gesundheit
  3. Kunden
  4. Verdienst
  5. Alles andere

Danach richtet sich mein Leben. Allerdings gibt es auch hier ein paar Erwägungen. Anhand meiner Liste hätte ich im Multi-Tasking Beispiel zu allererst Abendessen machen sollen. Aber es ist logisch, dass dieser Punkt nicht so wichtig ist, wie mit einem Kunden zu telefonieren.

Finde deine Reihenfolge und priorisiere richtig!

4. Ablenkung

Bist du auch eher der Typ, der sich gerne Ablenken lässt - ein Symptom der mangelnden Konzentration oder von extern bestimmte Ablenkung. Hier klingelt das Telefon, da die Haustüre (oder jemand steht plötzlich im Büro). Wer nicht das Glück hat, im HomeOffice arbeiten zu können ist zusätzlichen Störquellen ausgesetzt. Und natürlich leidet auch hier die Produktivität.

5. Nacharbeit

Nacharbeit kommt meist auf mich zu, wenn ich mich im Multi-Tasking versuche. Aber auch als "Chef" hat man es nicht einfach - wenn du viele Menschen hast, die für dich schreiben und der Perfektionismus zu groß ist machst du alles doppelt und dreifach.


Jetzt wissen wir also, was uns an einer ungestörten Arbeit hindern kann. Natürlich ist diese Liste absolut nicht vollständig und auch nicht jeder wird dieser Reihenfolge zustimmen. Es sollen auch nur Anhaltspunkte sein! Und genau bei diesen Punkten können wir aktiv handeln. Unter anderem (aber nicht überall) mit Amazon Echo, alias Alexa. Es sei noch erwähnt, dass es durchaus weitere Sprachassistenten gibt. Leider kenne ich sie nicht und kann daher nicht beurteilen wie die Unterscheide sind - also, falls du Apple oder Google Home nutzt, sag es mir!

Alexa (Skills) als Teammitglied

Kommen wir nun aber zur besseren Produktivität mit Alexa im Projektteam! Es gibt eine Reihe an Skills, die uns dabei unterstützen, produktiver und dadurch effektiver zu arbeiten. Den zweite habe ich dir schon genannt. Aber hier noch einmal eine kurze Auswahl und was sie dir bringen kann:

Die Standard-Skills von Alexa

Auch ohne einen einzigen Skill zu aktivieren ist Alexa in der Lage zu helfen. Ob es nun Rechenaufgaben sind oder ein Timer für die 6-3-5 Methode. Alexa hat's drauf und hilft dadurch schon enorm.

Wem das nicht ausreicht, hat die Möglichkeit, auf tausende sogenannte Skills zurückzugreifen. Skills sind quasi die "Apps" für Alexa.

Der Skill "Blinkist Minute"

Dieser Skill steht nicht umsonst an zweiter Stelle. Den sollte Amazon eigentlich direkt als Standard-Skill bereitstellen :-) Blinkist Minute erklärt dir unter anderem, wie du noch Produktiver wirst, Prozesse verbessern kannst oder wie Werbung manipuliert. Geballtes wissen in komprimierter Zeit. Ein absoluter TOP Skill (und auch noch kostenlos!).


Aktuell nur in Englisch verfügbar, aber das wird sich sicherlich bald ändern!

Der Skill "Konzentrationspause"

Wenn alles drunter und drüber geht, braucht man einfach mal eine kurze Pause. Mit Hilfe des Alexa Skills "Konzentrationspause" wirst du für eine Minute aus allen Gedanken und Problemen gerissen - durch kleine Entspannungsübungen oder Aufgaben. Diesen Skill habe ich im unteren Bereich verlinkt.

Der Skill "Grundgesetz"

Wenn Alexa in einem Meeting auf dem Tisch steht kann man durch diesen Skill fragen zu Paragrafen und der Gesetzeslage stellen. Simpel und vermutlich nicht in Dauerbenutzung - aber was man hat, hat man!

Der Skill "Zeiterfassung"

Meiner Meinung nach ein sehr wichtiger Skill im Projektmanagement. Mit diesem Skill kann man, wie der Name vermuten lässt, Zeiten erfassen und somit sehen ob alles im Rahmen bleibt. Dieser Skill ist recht Umfangreich und kann mehrere Projekte oder Aufgaben erfassen und später wieder ausgeben.

Der Skill "Ersthelfer"

Kein Ersatz für den Notruf, aber wenn mal was schief geht kannst du den Skill "Ersthelfer" fragen was in welchen Situationen zu tun ist. Es gibt auch ein Notfall-Diagnose-System - sehr hilfreich für Menschen ohne Erste-Hilfe-Kurs oder als Erinnerungsstütze, wenn man vor lauter Panik nicht mehr weiß was zu tun ist. Optimal wenn man mal ein wenig Bildung möchte und beispielsweise Interesse daran hat, zu erfahren, was man denn bei einem Herzinfarkt machen sollte.

Welche Alexa für den Meeting-Tisch?

Mittlerweile existieren ein paar Versionen vom Amazon-Echo. Für deine Produktivität ist es recht egal, für welches Model du dich entscheidest. Auch ein Meeting im Projektmanagement wird nicht plötzlich noch besser, wenn ein teures Echo auf dem Tisch steht. Die Varianten unterscheiden sich hauptsächlich in den "Nice to Have"-Features, wie beispielsweise einem Monitor oder einem integrierten SmartHome-Hub.

Amazon Echo Spot für deine Konferenz

Kleiner Werbespot am Rande: Amazon bietet einen Gutschein-Code für das neue EchoSpot: SPOT2PACK - mit diesem Code gibt es zwei Geräte für 40 € weniger. Abgesehen davon ist dieses Gerät wegen dem Bildschirm eher für sehr große Projektteams geeignet. Durch die kostenfreien Video-Anrufe kann es natürlich extrem wichtig sein, den Raum des Gesprächspartners zu sehen.

Für den Privatgebrauch ist es auch "ok" - aber nur, wenn man die Videoanruf-Funktion auch nutzen möchte.

Amazon Echo Plus für dein Meeting mit SmartHome

Wer in größeren Gruppen arbeitet, nicht immer am gleichen Ort sein kann und dazu auch noch auf das Angesicht seines Gegenüber gerne verzichten mag findet hier sein Glück. Der Klang ist, gerade für Konferenzen super. Durch das kostenfreie untereinander telefonieren eine gute Investition. Und für alle, die es im Projektleiterbüro ein wenig einfacher haben möchten: Im Echo-Plus ist ein Hub für SmartHome Geräte inklusive. Somit können Steckdosen, Sicherheitssysteme oder Lichtquellen per Sprache aktiviert bzw. deaktiviert werden.

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