Zeitdiebe in der Selbstständigkeit entlarven und eliminieren

Huhu 🙂

Puh, die vergangene Woche bescherte mir einige neue Projekte, wodurch mein Zeitbudget mal wieder knapper wurde, als mir lieb war. Doch etwas Gutes hatte das Ganze: Es inspirierte mich zu einem neuen Blogartikel über das Thema Zeitmanagement – genauer gesagt: Zeitdiebe.

Unnötige Zeitdiebe entlarven

Eigentlich hat unser Tag satte 24 Stunden. Das sind 1440 Minuten, in denen wir unser Leben und Sein immer wieder neu erfinden können. Na gut, abzüglich weltlicher Dinge wie

  • Schlaf,
  • Arbeiten,
  • Haushalt,
  • Einkauf,
  • Telefonate,
  • Kinderbetreuung,
  • Social-Media-Kanäle,
  • Smartphones,
  • Spielen,
  • Hobbies,
  • Rauchen

und vielem mehr. Und schon reduziert sich die produktive Zeit auf nur wenige Stunden, die effektiv genutzt werden müssen. In der letzten Woche merkte ich mal wieder, dass meine Leistungsfähigkeit nicht ganz so hoch war wie gewünscht. Daher fing ich wieder an, meinen Tagesablauf stündlich zu dokumentieren.

Zwar lasse ich Apps wie Rescue Time immer im Hintergrund laufen, aber das Programm erfasst leider nicht, was außerhalb meines Rechners geschieht und wenn ich unterrichte – denn die Zeit am Rechner ist nur ein Baustein meines Alltags. Also kramte ich zur Freude meines Mannes eines meiner (viel zu teuren ) Notizbücher heraus und fing an, mir auf jeder Seite eine Stundenübersicht zu erstellen und daneben zu schreiben, was die wichtigsten Aufgaben an diesem Tag sind.

Ich arbeite eigentlich mit dem Kalender Fantastical 2 (Mac) um einen Überblick über meine täglichen Aufgaben und Termine zu behalten, doch ich fand es ganz schön, noch mal die wichtigsten To-dos auf Papier Abhaken zu können. Wie das Ergebnis der Blogparade zur Selbstorganisation von Jessi und mir zeigte, bin ich damit Gott sei Dank nicht alleine. J

In diese Tagesübersicht trage ich nun stündlich ein, was ich wann machte. Auch Dinge wie die Waschmaschine, Familienzeit, Wege erledigen und Telefonate. Spannend war hierbei für mich zu beobachten, dass gerade die Tage, an denen ich eigentlich weniger machte, für mich gefühlt viel anstrengender waren. Hier siehst du zum Beispiel meinen Freitag, der wirklich voll war – und doch war ich abends weniger k. o. als an Tagen, an denen ich deutlich weniger zu tun habe.

Zeitdiebe in der Selbstständigkeit entlarven und beseitigen

Anmerkung: Egal in welchem Programm oder Kalender: ich arbeite mit Color-Codes, wodurch ich direkt auf den ersten Blick sehe, welche Aufgabe mit welchem Projekt/ Auftraggeber zusammenhängt. Grün ist beispielsweise meine Dozententätigkeit, Orange – Familienzeit, Lila – Redaktionsarbeit und Pink steht für meine Selbstständigkeit (im Netz). Darüber hinaus schreibe ich mir jeden Tag irgendwo auf, was besonders gut war – so zaubere ich mir an miesen Tagen noch ein Lächeln auf die Lippen, wenn ich durch meine Kalender blättere. 🙂 PS: Die Aufgaben FB Promo + Bilder habe ich erst nach 0 Uhr erledigt, daher stehen sie nirgends.

Was an diesem Freitag anders war? Ich war fokussiert. Mir stand nur begrenzt Zeit zur Verfügung um meine Aufgaben zu erledigen und trotzdem alles zu schaffen und versuchte daher alles auszublenden, was störend war. Doch was sind denn nun so typische Zeitdiebe? Dieser Frage gehe ich in den nächsten Punkten auf den Grund.

Zeitdieb 1: Die Eigenart, nicht Nein sagen zu können

Vielleicht hast du jetzt eine Aufzählung wie „Telefon, Mails, Rauchen, Spielchen, Freunde oder Facebook“ erwartet – doch die sind nicht das Problem. Die Grundursachen liegen in der eigenen Willenskraft und Disziplin, sich jetzt zu konzentrieren – oder eben auch nicht.

Zugegeben, ich lasse mich auch gerne ablenken. Meinen Teilnehmern erzähle ich oft, dass meine Konzentrationsfähigkeit vergleichbar mit der einer Eintagsfliege ist.  Ich bin extrem leicht ablenkbar, wodurch ich mich mit Tricks wie der Pomodoro-Technik zwinge, für die Zeit einer Pomodoro konzentriert zu arbeiten.

Es gibt aber eine gute Nachricht: Die Schlüsselkompetenzen Willenskraft und Disziplin sind trainierbar. Sie sind wie eine Art Muskel, der stärker wird, je öfter man fokussiert arbeitet, aber eben auch erschlafft und in der Prokrastination endet, wenn man nicht am Ball bleibt.

Ich kann dir an dieser Stelle leider kein Allheilmittel auf den Weg geben, dafür ist die Zahl der Selbstmanagement- und Selbstorganisationssysteme einfach zu groß. Beliebt sind allerdings neben der Pomodoro-Technik auch

  • das Eisenhower-Prinzip,
  • die ALPEN-Methode,
  • das Pareto-Prinzip und
  • Getting things done (GTD),

um nur einige zu nennen.

Wichtig ist, dass du dich damit wohlfühlst und eben lernst, Nein zu sagen. Denn wenn du es auf Dauer nicht tust, gehörst du eventuell zu den Persönlichkeitstypen, die für ein Burnout prädestiniert sind. Falls du nicht erst ausprobieren willst, was bei dir klappt, gibt es eine breite Palette an Literatur zum Thema Zeitmanagement. Falls du wie ich eher der Typ bist, der ein gutes Buch zu schätzen weiß, statt einem E-Book-Reader oder Tablet, findest du in Online-Shops eine breite Palette an guten Ratgebern und Workbooks. Eins davon ist „4moreTime“ von Sven Sebastian (gefunden im Haufe-Shop), einem langjährigen Trainer für Erwachsenenbildung. Darin erfährst du, wie man die aktuellen Erkenntnisse der Hirnforschung für einen produktiveren Alltag nutzen kann. Mehr darüber werde ich in einem separaten Artikel berichten.

Zeitdieb 2: Der falsche Arbeitsplatz

Auch an dieser Stelle möchte ich nicht „Kollegen, Freunde, Smartphones, Social-Media-Kanäle oder die Couch“ erwähnen – denn sie sind nur Symptome dafür, dass dein Arbeitsplatz nicht der Richtige ist. Suche dir einen Ort, an dem du wirklich fokussiert arbeiten kannst und der deine Konzentrationsfähigkeit fördert. Dazu gehört auch eine ergonomische Büroeinrichtung, dank der du gesund sitzt. Ansonsten gehörst du schnell zu den 58 Prozent der Berufstätigen 1, die unter massiven Rückenschmerzen und Verspannungen leiden, worunter auch wieder deine Konzentrations- und Leistungsfähigkeit leidet.

Mal ganz abgesehen von deinem Arbeitsplatz selbst kann auch deine genutzte Hard- und Software ein Zeitdieb sein. Veraltete Technik, ständige Abstürze und Frust sind nur einige der Probleme, die dir täglich wertvolle Zeit stehlen können. Dabei rede ich nicht von Stunden (außer bei einem Totalausfall), sondern die paar Minuten, während ein Programm lädt, der Rechner ewig braucht zum Hochfahren oder gerade das WLAN mal wieder nicht funktioniert. All diese Situationen rauben dir jeden Tag wertvolle Minuten, die du später wieder einarbeiten musst. Mir ist klar, dass Soft- und Hardware Geld kosten – aber wenn es dich wirklich belastet, investiere das Geld – du bekommst es garantiert durch eine produktivere Arbeitsweise wieder heraus!

Zeitdieb 2.5: Das vermaledeite Chaos

Falls du mich schon länger verfolgst wirst du wissen, dass Chaos quasi mein zweiter Vorname ist. Doch ich arbeite daran, diese Macke abzulegen. Klar, das Genie beherrscht das Chaos – doch ganz ehrlich, irgendwie nervt es schon, wenn man ständig etwas sucht, oder? ^^ Daher habe ich mir angewöhnt, mindestens einmal pro Woche (meistens am Montagmorgen) meinen Schreibtisch komplett abzuräumen, Müll zu entsorgen, Geschirr in die Küche zu bringen und alles abzuwischen. Wenn der Arbeitstag dann beginnt fühle ich mich deutlich wohler, als wenn alles chaotisch ist und meine Maus kaum Platz findet.

Es gibt auch die Clear-Desk-Policy, bei der man nach jedem großen Arbeitsschritt oder jedem Arbeitstag den Schreibtisch komplett säubern bzw. entleeren soll – aber das schaffe ich leider nicht regelmäßig, vor allem nach langen Arbeitstagen, an denen ich erst nach 21 Uhr Zuhause bin.

Zeitdieb 3: Ungeliebte Arbeit

Schon sind wir bei einem Thema, bei dem auch ich mich schwertue: Aufgaben zu delegieren.  Es ist aber ungemein wichtig, Tätigkeiten auszulagern, die deinem Kerngeschäft schaden. Du hast deutlich mehr Zeit, Kreativität und Leistungsfähigkeit zur Verfügung, wenn du Aufgaben delegierst und dich darum kümmerst, was du gut kannst! Davon profitiert letztlich nicht nur dein Zeitbudget, sondern auch deine Selbstständigkeit an sich.

Falls du von Zuhause aus arbeitest oder keine feste Assistentin einstellen willst, kannst du auch auf Virtuelle Persönliche Assistenten (VPA) zurückgreifen. Diese Feen kannst du über verschiedene Portale im Netz stundenweise buchen – genau nach deinem Bedarf – und gehst keine weiteren Verpflichtungen ein.

Zeitdieb 4: Ungenaue Absprachen und viel zu lange Besprechungen

Meetings – egal ob persönlich oder vor Ort – gehören zu den Zeitfressern schlechthin. Daher hat es mir sehr geholfen, mir vor beruflichen Gesprächen genau zu überlegen,

  • was ich damit bezwecken möchte,
  • welche Fragen ich stellen muss und
  • welche nächsten Ziele daraus resultieren könnten.

So erspare ich mi mehrmalige Anrufe oder unnötig lange Gespräche – denn nichts ist nerviger als eine Stunde lang in einem Meeting gesessen zu haben und doch nicht zu wissen, wie es nun weitergeht.

Noch ein Tipp zuletzt: Wenn möglich, fasse ich Telefonate zusammen und führe sie in einer Stunde des Tages, in der ich sonst deutlich unproduktiver wäre. Zur Mittagszeit habe ich beispielsweise oftmals ein Leistungstief. Wieso sollte ich also am Vormittag telefonieren, wo ich noch fit, frisch und froh bin? Stattdessen erledige ich erst alle wichtigen Arbeiten und nutze dann den frühen Nachmittag, um Telefonate zu führen.

Fußnoten

  1. Quelle: „Umfrage zum Abschalten in der Freizeit und ausgewählten Gesundheitsproblemen in Deutschland im Jahr 2013“, Statista

Mit der Nutzung der Seite Katja-Schoenefeld.de stimmst du der Verwendung von Cookies zu. Mehr erfahren

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden. Erfahre hier mehr über die Datenschutzbestimmungen meiner Webseite.

Schließen